Gorontalo – Dalam rangka meningkatkan pemahaman dan kesadaran terhadap pengelolaan arsip, Rektor Universitas Bina Mandiri (UBM) Gorontalo bersama Tim Asesor melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Penataan dan Pengelolaan Kearsipan di lingkungan kampus pada Senin, 19 Mei 2025.
Kegiatan ini bertujuan untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan arsip, baik secara fisik maupun digital. Unit kerja yang menjadi objek penilaian meliputi 19 Program Studi (Prodi), 4 Fakultas, Program Pascasarjana, Biro Akademik dan Kemahasiswaan, Bagian Administrasi dan Pelayanan, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), Perpustakaan, serta Unit Pelaksana Teknis lainnya di lingkungan UBM Gorontalo.
Rektor dan Tim Asesor Kearsipan melaksanakan kegiatan Monev ini untuk menumbuhkan kesadaran akan pentingnya arsip sebagai bukti akuntabilitas, memperkuat penataan arsip berbasis teknologi informasi, mempermudah pencarian arsip, serta menciptakan layanan arsip yang tertib dan profesional.
Adapun Tim Asesor Monev Kearsipan terdiri dari:
1. Dr. Titin Dunggio, M.Si, M.Kes – Rektor UBM Gorontalo
2. Dr. Ikram Muhammad, M.Si – Kepala Badan Penjaminan Mutu dan Akreditasi (NPMA)
3. Ns. Andriyanto Dai, M.Kep – Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan dan MBK
4. Moh. Ikbal Mahdali, M.Kes – Arsiparis UNG (Juri Eksternal)
5. Rini R.N. Kolondam, MM – Arsiparis UNG (Juri Eksternal)
Menariknya, kegiatan Monev ini juga dikemas dalam bentuk lomba penataan dan pengelolaan kearsipan antar unit kerja. Para pemenang akan mendapatkan penghargaan dan hadiah menarik sebagai bentuk apresiasi.
Rektor UBM Gorontalo, Dr. Titin Dunggio, menyampaikan bahwa terdapat 12 lini kerja yang menjadi objek monev pada kesempatan kali ini. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas sistem kearsipan agar sesuai dengan standar pengarsipan aktif dan inaktif.
Indikator penilaian mencakup kualitas penataan arsip, pengkodean, kondisi fisik arsip, sistem pengelolaan, serta pemanfaatan teknologi informasi. “Peran arsip sangat penting dalam proses akreditasi. Karena itu, perlu dipastikan kesesuaiannya dengan standar, baik dari sisi proses maupun kelayakan arsip fisik dan digital,” jelas Rektor Titin.
Hasil dari kegiatan ini akan menjadi rujukan untuk perbaikan berkelanjutan dalam layanan dan tata kelola kearsipan. Monev akan dilaksanakan secara rutin setiap semester guna memastikan peningkatan kualitas arsip di setiap unit kerja.
“Jika ditemukan pengelolaan arsip yang belum ideal, akan segera dilakukan perbaikan dan peningkatan. Harapannya, tata kelola kearsipan di UBM Gorontalo akan semakin baik dan sesuai standar,” tambah Rektor Titin.
Senada dengan itu, Dr. Ikram Muhammad menekankan bahwa kegiatan ini berfokus pada penataan tertib administrasi dari sisi input dan output. Ia menyatakan bahwa UBM Gorontalo terus menunjukkan komitmen terhadap kualitas mutu layanan dan administrasi yang sesuai dengan standar tata kelola pelayanan prima.
“Semua unit kerja memiliki komitmen yang sama dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Dengan begitu, mutu akademik dan non-akademik di UBM Gorontalo akan terus meningkat,” tutup Dr. Ikram
